Die Nebenkostenabrechnung ist der häufigste Streitpunkt zwischen Mietern und Vermietern – und zugleich der Bereich mit der schärfsten Frist im ganzen Mietrecht: der Ausschlussfrist des § 556 Abs. 3 BGB.

Die 12-Monats-Frist

Der Vermieter muss die Abrechnung dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen lassen. Endet der Zeitraum am 31. Dezember, muss die Abrechnung also bis zum 31. Dezember des Folgejahres im Briefkasten des Mieters liegen. Absenden genügt nicht – es zählt der Zugang.

Was passiert bei Verspätung?

Nach Fristablauf sind Nachforderungen ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten. Guthaben des Mieters bleiben dagegen bestehen: Der Mieter kann eine verspätete Abrechnung weiterhin verlangen und ein Guthaben zurückfordern. Die Frist schützt also einseitig den Mieter.

Häufige Praxisfehler

  • Abrechnung am 30. Dezember per Post – Zugang erst im Januar: Nachforderung verloren.
  • Formell fehlerhafte Abrechnung (fehlender Umlageschlüssel, keine Gesamtkosten): gilt als nicht erteilt.
  • Warten auf einzelne Belege (z. B. Grundsteuerbescheid): rechtfertigt die Verspätung nur, wenn der Vermieter sie nicht zu vertreten hat – und nur für diese Position.

So verhindert Software verpasste Fristen

eigentumwerk berechnet für jeden Abrechnungszeitraum automatisch die gesetzliche Frist und eskaliert im Verwalter-Dashboard: 90, 60 und 30 Tage vor Ablauf. Eine Abrechnung, die im System als „berechnet, aber nicht versendet" steht, kann so nicht mehr unbemerkt verfallen.